Hoe kunnen bestuurders van vrijwilligersorganisaties hun organisatie duurzamer leiden? En hoe kunnen betaalde werkkrachten van landelijke verenigingen lokale groepen duurzamer ondersteunen? Op die vragen proberen Joris Piot en Marleen Heylen, beide lesgevers aan de Sociale School Heverlee, met het boek ‘Eat Love Volunteer, hoe vrijwilligers ondersteunen’ een antwoord te bieden.
Aan de basis ligt een onderzoek naar vrijwilligers in verenigingen. Daaruit hebben de auteurs ondervonden dat bepaalde dynamieken in groepen té dikwijls terugkeren “om toeval te zijn.”
Het blijkt dat verenigingen tijdens hun bestaan verschillende fases doorlopen. Deze zijn:
- (1) de startende groep;
- (2) de autonome groep;
- (3) de routineuze groep;
- (4) de verstillende groep.
In het boek beschrijven Piot en Heylen die. Bijvoorbeeld: Startende groepen bestaan uit enthousiaste mensen die elkaar vinden rond een missie, voor wie alles nieuw is, en die bereid zijn te experimenteren. Zij accepteren met plezier ondersteuning.
In een tweede fase groeit de groep door naar autonomie. De leden kennen het klappen van de zweep, zijn zich bewust van hun bekwaamheid, reflecteren en sturen bij.
In de autonome groep weten de leden heel goed wat ze als groep willen bereiken. De keuze van activiteiten vertrekt vanuit “een manifest groepsbewustzijn.”
In een volgende fase sluipt de routine binnen. Alles ligt vast in structuren, hiërarchie en taakverdelingen. In routineuze groepen primeert het strikt “volgen van de agenda op de beleving van de groepsleden” en “het blijven herhalen van wat ooit werkte”. Voorbeelden hiervan zijn: Elke maand vergaderingen op vaste momenten houden, of het nodig is of niet. Te veel agendapunten opnemen, waardoor die te vol is en te gericht is op het voorbereiden van activiteiten. Daarbij laat de sterk sturende voorzitter weinig ruimte voor spontane inbreng van vrijwilligers toe. Het fenomeen van zwijgers en praters nestelt zich in de vergadercultuur.
In een verstillende groep organiseren de leden uitsluitend nog ontspanningsmomenten voor zichzelf. Vanaf dan klapt de groep volledig naar binnen. Wanneer de doorstroming in een bestuur stilvalt, “verdwijnt de groep met het wegvallen van de bestuurders door overlijden of ziekte.”
Dit proces van verstilling is traag en gebeurt zonder dat de groep zich dat realiseert. Dat natuurlijk proces tijdig opmerken, is de belangrijkste uitdaging voor het verduurzamen van vrijwilligersgroepen. Via observatie en met behulp van hun Taak – Relatie – Structuur- levensfasemodel van een vrijwilligersgroep – beschreven in het boek – kunnen de groepsondersteuners of de leden van het bestuur een beeld schetsen van de situatie waarin een specifieke vereniging zich bevindt, en zo op tijd weten hoe een vrijwilligersgroep evolueert, wat er mis loopt, welke noden de groep heeft, wat er leeft.
De volgende stap is dan, hoe de vereniging weer op het goede spoor brengen. Ook daarin voorzien de auteurs een antwoord met praktische tips zowel voor groepsondersteuners als voor bestuursleden van vrijwilligersgroepen.
Zo getuigt een professionele groepsondersteuner: “Verandering in een vrijwilligersgroep werkt alleen als je inzet op Relatie. Het heeft geen zin om tegen de vrijwilligers uit de afdeling te zeggen: ‘Jullie moeten het anders aanpakken’, als ze zelf niet inzien dat er een probleem is. Het heeft nog minder zin om zelf met oplossingen te komen die de vrijwilligers niet ervaren als constructief. De ondersteuner kan een probleem of een patroon zien, maar de eerste stap tot verandering, is dat de groep zelf het probleem of het patroon ziet. Relaties beginnen zodra je binnenstapt, met het eerst contact, de begroeting, de manier waarop je je presenteert in een groep. Praat met iedereen. Gebruik de pauzes en kom erop terug in de vergadering: ‘ik hoorde je daarstraks dat je een interessante ervaring had met’. Pas dan kun je werken op Structuur of Taak.”
Meer tips zijn:
- Groepen die zich telkens opnieuw de vraag stellen: ‘Waarom doen we dit? zijn de meest levensvatbare en duurzame. Deze blijven bewust doelgerichtheid bezig. Een heldere missie is voor hen een ideaal kompas, ze bundelt en richt de krachten.
- De enige manier om alle groepsleden terug in hun verantwoordelijkheid te zetten, is het gunnen van de ervaring dat het niet goed gaat. Stop dus als bestuur met alles oplossen, maar laat het welgekozen hier en daar even fout lopen.
- Schrap een activiteit als er te weinig draagvlak en vrijwillige inzet is. Voorzie wel achteraf ruimte tot gesprek en zet het verworven bewustzijn om in het maken van nieuwe keuzes.
- De vereniging moet ervoor zorgen dat elke vrijwilliger mee kan sturen in welke richting de groepsmissie zich zal ontwikkelen.
Met dit boek leveren Piot en Heylen een mooi werkstuk af. Het is toegankelijk geschreven en is een prachtig hulpinstrument voor elke vrijwilliger met een hart voor zijn vereniging. Door de verschillende levensfase te beschrijven, benadrukken de auteurs het immense belang zich als groep regelmatig in vraag te stellen en bij te sturen.
