Het evenement dat niemand wil missen

Facebooktwittergoogle_plusmail

Een sporttornooi, een ledenbijeenkomst, een benefietconcert, een eetfestijn, een protestactie,… Verenigingen organiseren het hele jaar door activiteiten hetzij om geld in het laatje binnen te brengen, hetzij om mensen ontmoetingskansen en een zinvolle vrijetijdsbesteding aan te bieden, hetzij om te informeren en te sensibiliseren, hetzij om maatschappelijk problemen aan te kaarten en het draagvlak voor een oplossing of alternatief te vergroten ….

Het aanbod van activiteiten is hierdoor groot en veel uitnodigingen belanden daarom vaak zonder pardon in de prullenmand.

‘Hoe meer volk trekken?’, ‘Hoe een activiteit succesvoller maken?’ en ‘Hoe de impact van de organisatie vergroten?’, zijn dan ook vragen waarover veel bestuurders zich de kop breken.

Voor hen is het praktische boek ‘Het evenement dat niemand wil missen, hoe organiseer je dat?’ van Erik Peekel zeker een geschenk, hoewel het zich in eerste instantie vooral naar professionele evenementenbureau ’s richt.

Er zijn verschillende trucs die het succes van een activiteit en de communicatie er omheen kunnen verbeteren. We overlopen er een aantal in dit artikel.

De uitnodiging

“Ik besteed meer tijd aan het bepalen van de juiste titel dan aan het samenstellen van het programma”, stelt een organisator in het boek. Want een uitnodiging is niet enkel bedoeld om de genodigden te informeren, maar is ook bedoeld om hen te enthousiasmeren deel te nemen aan de activiteit.

“Gebruik humor om het thema van je evenement tot leven te brengen. Je kunt willekeurige voorbijgangers in een winkelstraat vragen naar hun mening. De meest opmerkelijke reacties monteer je tot een uitnodigingsfilmpje”, is één van de verrassende tips uit het boek.

Uitnodigingen kun je daar en boven het beste laten versturen door degenen die het contact onderhouden met de genodigden. Een te brede doelgroep willen aanspreken is echter niet goed, want hierdoor wordt het veel moeilijker om tot de verbeelding van de genodigden te spreken.

Het programma

Een goed programma is het fundament voor een succesvol evenement. Stel je hierbij de vraag: Hoe kan je je genodigden verder helpen?

Peekel hecht veel belang aan variatie in het programma en adviseert interactieve werkvormen te gebruiken. Daarvoor is echter “een strakke regie nodig om de interactie op gang te brengen.”

Ook een goede omkadering van de netwerking vindt Peekel enorm belangrijk. “Breng deelnemers met elkaar in gesprek en er ontstaat een sfeer van verbondenheid.” Een goede verrassingsact doet hierbij wonderen, want zorgt voor gesprekstof.

Een evenement kun je niet overdoen, dus het moet in één keer goed. Een goed evenement vereist dus een goede voorbereiding. “Overleg met elke spreker wat je verwacht van zijn bijdrage aan het programma.” En: “Biedt sprekers coaching aan als onderdeel van het voortraject.”, vervolgt Peekel.

Het natraject

Ook aan het natraject hecht Peekel enorm veel belang. “Met een goed verslag kun je het bereik van je evenement vergroten.”, schrijft Peekel. De inhoud van het verslag moet bestaan uit wat de sprekers te vertellen hebben, wat de deelnemers toevoegden vanuit hun expertise en wat de deelnemers beleefden. “Denk steeds aan de lezer bij het samenstellen van het verslag: wat wil hij graag weten? Waar heeft hij wat aan? Waar kan hij wat mee?”, vervolgt hij.

Verder adviseert Peekel om deelnemers te vragen om een korte aanbeveling te schrijven. Bij de werving voor het volgend evenement zijn die teksten bruikbaar in de uitnodiging of op de website. “Dat werkt overtuigend.”, aldus Peekel. Daarbij komt nog dat je de deelnemers in de evaluatie kan vragen om mee te beslissen over het thema, de sprekers en het programma voor een volgende activiteit. “Zo weet je zeker dat je een flink aantal bezoekers trekt op de volgende editie.”, besluit Peekel.

Beoordeling

De centrale stelling van het boek is dat de organisatie van evenementen opportuniteiten biedt op vlak van communicatie zowel voor, tijdens als na de activiteit. Met een goed evenement kun je nieuwe mensen aantrekken en je zichtbaarheid vergroten. En “je kunt mensen verrassen, activeren, verbinden en inspireren.”, aldus Peekel.

Het boek bevat heel wat nuttige en concrete tips en inzichten voor verenigingen, vrijwilligers en bestuurders van kleine verenigingen. En is daarom zeker een aanrader. En ook al zijn niet alle tips voor hen even toepasbaar wegens beperkingen in beschikbaar budget en tijd, toch kunnen ze misschien wel mits enige creativiteit inspireren.

Peekel adviseert ook om verschillende technologische snufjes te gebruiken tijdens de evenementen. Hij laat hierbij na zijn advies te beargumenteren, hoewel hij zeker weet dat er daar tegenover enig scepticisme bestaat. Voor mij is dit het belangrijkste minpunt van zijn boek.

Het evenement dat niemand wil missen, hoe organiseer je dat?
Erik Peekel
Aaaaha! the Actor Factory
2015
9789082331202